In het algemeen gelden deze voorwaarden voor vrijwilligerswerk:

• het werk is in het algemeen belang of in een bepaald maatschappelijk belang
• het werk heeft niet als doel om winst te maken
• het werk komt niet in plaats van een betaalde baan en er gaan geen banen door verloren

Iemand is volgens de Belastingdienst een vrijwilliger als aan deze 4 voorwaarden wordt voldaan:

• de vrijwilliger doet werk voor een organisatie, die geen vennootschapsbelasting moet betalen, een sportvereniging/-stichting of een ANBI
• de vrijwilliger is niet in dienst bij de organisatie, sportvereniging/sportstichting of ANBI
• de vrijwilliger doet de werkzaamheden niet beroepsmatig
• de vrijwilliger krijgt een vrijwilligersvergoeding, in geld of in natura, die veel lager is dan het minimumloon.

Bron: Ondernemersplein – Alles van de overheid op één plek

Een vrijwilligersbeleid is een plan waarin je beschrijft hoe je omgaat met vrijwilligers binnen jouw organisatie. Er staat ook in hoe je dingen rondom het vrijwilligerswerk geregeld hebt. Van hoe je vrijwilligers werft, tot hoe je ze begeleidt en waardeert, tot aan wanneer ze de organisatie weer verlaten.

Onze collega’s van Mooiwerk (vrijwilligerscentrale) Breda hebben een prachtig werkboek ontwikkeld om je te helpen bij het schrijven van je vrijwilligersbeleid. Zij hebben ons toestemming gegeven om dit werkboek ook aan organisaties in onze regio aan te bieden.

Onze collega’s van Mooiwerk (vrijwilligerscentrale) Breda hebben een prachtig werkboek ontwikkeld om je te helpen bij het schrijven van je vrijwilligersbeleid. Zij hebben ons toestemming gegeven om dit werkboek ook aan organisaties in onze regio aan te bieden.

Het NOV heeft een modelovereenkomst opgesteld om afspraken tussen vrijwilliger en vrijwilligersorganisatie vast te leggen. Het model is een Word-document zodat je a) een eigen logo kunt toevoegen bovenaan de overeenkomst en b) teksten kunt aanpassen, verwijderen of kunt toevoegen. De tekst in de modelovereenkomst is bedoeld als suggestie. Vergeet tot slot niet om een ondertekend exemplaar van de vrijwilligersovereenkomst op te slaan op een veilige plaats, bijvoorbeeld in het personeelsdossier.

Zorg dat de eerste dag van de vrijwilliger goed begint! Regel een rondleiding en een kennismaking, zorg voor praktische informatie, check vooraf of de toegang tot alle systemen waar de vrijwilliger mee moet werken goed geregeld is. Je kan dit allemaal vastleggen in een ‘Checklist nieuwe vrijwilliger’, zodat je weet wat je moet doen als er iemand start!

Hieronder kun je een voorbeeld van zo’n checklist downloaden, die je volledig naar eigen wensen kunt aanpassen.

Als organisatie kun je ervoor kiezen om vrijwilligers een onbelaste vrijwilligersvergoeding te geven. Het gaat hierbij om een vergoeding die zo laag is dat deze niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk. Over vrijwilligersvergoedingen tot dit bedrag betaal je geen belasting of premies.

Om gebruik te maken van de fiscale regels voor een onbelaste vrijwilligersvergoeding moet er sprake zijn van een vrijwilliger. De Belastingdienst stelt de volgende eisen aan een vrijwilliger. De vrijwilliger:

• verricht werkzaamheden voor een organisatie die niet valt onder de vennootschapsbelasting of daarvan is vrijgesteld of voor een sportvereniging of sportstichting of voor een algemeen nut beogende instelling (ANBI);
• is niet in dienst bij de organisatie, sportvereniging of sportstichting;
• voert de werkzaamheden niet voor zijn beroep uit;
• krijgt de vergoeding voor het vrijwilligerswerk. Het gaat dus om een vergoeding die niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk.
• Bekijk hier alle regels en voorwaarden die de belastingdienst voorschrijft m.b.t. de vrijwilligersvergoeding. 

De gemeente Alkmaar heeft voor al haar  vrijwilligers een vrijwilligersverzekering afgesloten. Je doet als vrijwilliger belangrijk werk. Daarom zorgt de gemeente dat je dit goed en veilig kunt doen. En dat je goed verzekerd bent, mocht er toch iets gebeuren tijdens jouw vrijwilligerswerk.

Een vrijwilliger die schade veroorzaakt is verplicht die schade te vergoeden. Dit geldt ook voor organisaties. Ook organisaties kunnen aansprakelijk gesteld worden voor schade die ze veroorzaken. Het NOV heeft alle informatie op een rijtje gezet.