Wij zijn op zoek naar een assistent coördinator voor ons kantoor

Vind jij het leuk om te organiseren, mensen te helpen en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen goed loopt? En zou je in de toekomst mogelijk ook ons kantoorteam willen aansturen?

Dan hebben wij een mooie vrijwilligersfunctie voor jou.

Een organisatie die iedere dag in beweging is

De Opbelbus is er voor inwoners van Alkmaar die zelf niet in hun vervoer kunnen voorzien. Met vier personenbusjes rijden we vijf dagen per week en op de zaterdag met een bus door Alkmaar en omgeving. Iedere dag vervoeren we ongeveer 50 tot 60 passagiers en op jaarbasis verzorgen we zo’n 16.000 ritten.

Achter al die ritten staat een team van betrokken vrijwilligers. De chauffeurs zijn onderweg met onze passagiers, terwijl op kantoor de telefoontjes binnenkomen, ritten worden aangenomen en gepland en de chauffeurs hun ritlijsten krijgen. Dat vraagt om een goede organisatie. Als het op kantoor goed loopt, kunnen onze chauffeurs hun werk goed doen en weten onze passagiers dat ze op ons kunnen rekenen. En daar kun jij een belangrijke rol in spelen.

Je begint als versterking van het kantoorteam

We hebben momenteel een ervaren coördinator kantoor. We zoeken iemand die het leuk vindt om de huidige coördinator bij zijn taak te assisteren en met de andere kantoorvrijwilligers het kantoor draaiende te houden.

Je draait mee in het reguliere kantoorwerk en leert De Opbelbus en onze werkwijze goed kennen. Tegelijkertijd krijg je de mogelijkheid om steeds meer werkzaamheden van de coördinator op je te nemen. Zo ontstaat een mooie combinatie: je bent onderdeel van het kantoorteam én je wordt de rechterhand van de coördinator.

Dat is belangrijk voor de continuïteit. Een coördinator kan immers ziek worden, op vakantie willen of besluiten het werk wat rustiger aan te gaan doen. Dan is het prettig als er iemand is die de werkzaamheden kent en kan inspringen.

Wat ga je doen?

Op kantoor is geen dag precies hetzelfde. Je houdt je onder andere bezig met:

• het aannemen van telefoontjes van onze passagiers;
• het reserveren en plannen van ritten;
• het verwerken van ritten in de computer;
• het met behulp van de computer opstellen van ritlijsten;
• het afhandelen van vragen van passagiers en vrijwilligers;
• het ondersteunen van de coördinator;
• het meedenken over de dagelijkse gang van zaken op kantoor;
• het helpen oplossen van problemen die zich tijdens de planning of uitvoering van ritten voordoen.

In overleg kunnen meer ondersteunende en coördinerende taken worden opgepakt.

Hoeveel tijd wil jij erin steken?

Dat is voor deze functie geen vaststaand aantal uren.

Je kunt bijvoorbeeld beginnen met een paar uur per week en vooral meedraaien in het kantoorteam om de nodige ervaring op te doen. Vind je het leuk om meer verantwoordelijkheid te nemen en initiatief te tonen? Dan zijn er volop mogelijkheden om je taken uit te breiden.

Misschien is dit wel jouw volgende stap

We zijn nadrukkelijk op zoek naar iemand die het leuk vindt om zich verder te ontwikkelen.

Zou je op termijn de functie van coördinator kantoor ambiëren? Dan bieden we je graag de ruimte om die rol te leren.

De coördinator kantoor is verantwoordelijk voor het goed functioneren van het kantoorteam. Daarbij horen bijvoorbeeld het organiseren van de bezetting, het opstellen van maandplanningen, het begeleiden van vrijwilligers, het voeren van kennismakingsgesprekken met nieuwe vrijwilligers en het bewaken van de continuïteit van het kantoor.

De functie van coördinator kantoor is bovendien onderdeel van het bestuur van De Opbelbus.

Je hoeft dat allemaal niet vanaf dag één te kunnen. We zoeken vooral iemand met belangstelling, verantwoordelijkheidsgevoel en de wil om te leren. Je doet het niet alleen: je werkt samen met een ervaren coördinator en een team van betrokken vrijwilligers.

Past dit bij jou?

Voor deze functie zoeken we iemand die:

• graag met mensen werkt en goed kan luisteren;
• rustig blijft en overzicht kan houden;
• het leuk vindt om te organiseren en problemen op te lossen;
• verantwoordelijkheid durft te nemen;
• met een computer kan omgaan of dit graag wil leren;
• het leuk vindt om samen te werken met verschillende vrijwilligers;
• zich voor langere tijd aan De Opbelbus wil verbinden.

Ervaring als coördinator of leidinggevende is mooi meegenomen, maar zeker geen voorwaarde. Enthousiasme, betrokkenheid en de bereidheid om te leren vinden we minstens zo belangrijk.

Wat krijg je ervoor terug?

Je krijgt een vrijwilligersfunctie waarin je echt iets kunt betekenen voor de inwoners van Alkmaar.

• Je werkt samen met een betrokken en gezellig team van vrijwilligers.
• Je krijgt een goede inwerking en begeleiding.
• Je leert alle kanten van De Opbelbus kennen.
• Je krijgt de ruimte om je organisatorische en sociale vaardigheden verder te ontwikkelen.
• Je krijgt de kans om verantwoordelijkheid te nemen en nieuwe dingen te leren.
• Je hebt invloed op een belangrijk onderdeel van onze organisatie.
• Je werkt op een vaste, gezellige plek bij De Mare in Alkmaar.
• En misschien wel het mooiste: je ziet iedere dag waarvoor je het doet.

Want achter iedere goed geplande rit zit een passagier die dankzij De Opbelbus zelfstandig naar de dokter kan, boodschappen kan doen, familie kan bezoeken of gewoon weer even de deur uit kan.

Word jij onze nieuwe spil op kantoor?

Interesse in deze vacature? Dan maken we graag kennis met je. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We vertellen je graag meer over De Opbelbus, het kantoorteam en de mogelijkheden binnen deze functie. Misschien ben jij wel degene die straks zorgt dat alles op kantoor op rolletjes loopt!